ni Nympha Miano-Ang - @Life and Style | January 23, 2021
Bahagi ng episyenteng pagtatrabaho ay ang pagkakaroon ng matatag na time management. Gayunman sa ilang pagkakataon maraming mga sagabal habang nagtatrabaho, kung marami ang busy sa kanilang ginagawa, mayroon namang napakahaba at bakante ang mga oras sa walong oras na trabaho sa isang araw, ayon ito sa 2007 Gallup Work and Education poll.
Ano nga ba ang top five time-wasting culprits na iyan? Sabi ng Gallup una na riyan ay ang paggamit ng social media, pakikipagtsismisan, pagsasagawa ng personal business, pa-banyo-banyo at pagkakalikot nang kung anu-ano sa mesa.
Sadya namang hindi maiaalis ang mga ganitong bagay. Hindi naman talaga maiiwasan, dahil lahat tayo kailangan din ng mga ganitong bagay. Bahagi na ito ng ating pang-araw-araw na trabaho, kumbaga breaker din iyan.
Pero para maiwasan umano na magkaroon tayo ng mga aksayadong oras bagkus ay magkaroon ng mas maraming responsibilidad sa trabaho at hindi mas maraming sobrang sinasayang sa ganyang walang kuwentang mga bagay, heto ang mga dapat na pakatandaan.
1. ISULAT ANG LONG-TERM GOALS. Ang mga layunin na ito ay dapat nang sundan sa matalinong paraan at maging espesipiko, may tamang sukat ng panahon, angkop, reyalistiko at may limitasyon ang oras. Halimbawa, kung may plano ka ng networking event sa iba pang lugar, maglaan ka ng goal na makapagpadala ng imbitasyon tuwing magtatapos ang linggo. Tiyak na bago matapos ang susunod na linggo ay marami na ang tutugon dito.
2. ISA-ISAHIN ANG GOALS AYON SA PRIORITIES. Bawat araw, dapat mong determinahin kung anong antas ng prayoridad ang nakatakda sa bawat goal. Ang "A" na itatatak ay dapat na siyang high-priority task na kinakailangang matapos nang mabilis, habang ang “B” o “C” ay isasantabi muna at saka aasikasuhin sa susunod na yugto ng mga gagawin. Masusundan mo rin ang estratehiya na ito para sa mas mahihirap na gawain, hati-hatiin sa mas kakayaning piraso na gagawin, tulad ng pagtakda ng pagsulat ng limang pahina muna sa 20-pahina ng iyong report.
3. SUMUMPA NA KAILANGANG TRABAHUHIN KUNG ANUMAN ANG ITINAKDANG ORAS SA BAWAT TRABAHO SA ISANG ARAW. Pagpasyahan na magpopokus ka lang sa trabaho ng mga sandaling iyon, halimbawa sa kalahating oras o isang oras. Sa mga oras na iyan, i-off ang personal email o social media at isara rin ang internet browser. Upang mas episyente ang oras na ito sa iyo, itala na ang mga gagamiting oras sa trabaho sa kalendaryo at huwag nang mag-iskedyul ng anupamang bagay.
4. I-CHECK LANG ANG SOCIAL MEDIA SA TAMANG ORAS. Ang panaka-nakang pagbubukas ng email, chat messenger at iba pang social media account ay napakadaling makapagpa-istorbo sa iyong ginagawa. Upang maiwasan ito, i-set na lang ng dalawa o hanggang tatlong beses sa isang araw kung magtse-check ng email (tulad halimbawa ng alas 11 ng umaga at alas 3 ng hapon lamang). Isipin kung ano ang gagawin sa bawat mensahe na matatanggap- aaksiyunan ba? Ide-delete o ilalagay sa folder at saka na lang muli babalikan para basahin?
5. LINISIN ANG WORKSPACE. Ang hindi na mahalagang bagay sa ibabaw ng mesa habang inaayos ay isa pang pagsasayang ng oras. Ayusing mabuti ang mesa, kahit na malipasan ka ng konti sa tanghalian mo, basta nakaayos at malinis ang mesa at cabinet. Linisin ang keyboard at telepono at i-file ang mga mahahalagang papeles sa tamang folder. Idisplay sa harapan ang mga to-do list, itabi sa computer monitor para lagi mong nakikita at naaalala.
6. MAGING HANDA NA MAGSABI NG ‘NO’. Kung may lumapit sa iyo at mayroon siyang “urgent” request na magiging sagabal sa iyong iskedyul at iba pang trabaho, puwedeng sumagot nang mahinahon na, “Magagawa ko siguro iyan, baka bukas pa, dahil ang dami kong trabaho ngayon, okey lang ba sa iyo?”
7. IWASANG MAKIPAGTSISMISAN. Kung huminto sa mesa mo ang isang katrabaho para kuwentuhan ka, mahinahon mong sabihin sa kanya na mayroon kang deadline na tatapusin at magtakda ka na lang ng ibang oras na makapag-usap kayong dalawa. O kaya ay mag-post ka sa iyong whiteboard sa labas ng cubicle na pakiusapan ang sinuman na mag-iwan na lang ng mensahe kung kailangan, dahil busy ka at marami kang ginagawa.